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Hablan los expertos: Tips para participar con éxito en ferias internacionales

El 16 de Junio, Forest Trends y Canopy Bridge realizaron la conferencia en línea “Estrategias para participar con éxito en ferias internacionales,” la tercera de la serie “Economía y Bosque,” sirviendo como orientación para productores que desean participar en ferias comerciales internacionales (con enfoque de sostenibilidad ambiental y social).

El webinar empezó con una breve introducción a información básica de cuáles son las ferias más nombradas, fechas importantes a tener en cuenta y costos. A continuación, Martín Acosta, Gerente General de Kiwa Life, compartió lecciones aprendidas desde su experiencias en varias ferias, y Francesca Minerva, Gerente de Proyectos en Candela Perú con más de 10 años de experiencia asesorando sobre comercio justo, completó la discusión con puntos clave acerca de la construcción de cadenas de valor sostenibles y el alcance de un producto estable para exitosamente asistir a una feria de comercialización internacional.

Pueden ver las presentaciones de los panelistas en la página de publicaciones de Canopy Bridge, así como escuchar todo el webinar en nuestro canal de youtube. Debajo un resumen para más fácilmente navegar las importantes lecciones discutidas en esta conferencia:

¿Cuándo se considera “estar listo” para participar en una feria internacional?

Según Francesca, cuando:

1. Hemos desarrollado una cadena de valor (buena gestión empresarial y proceso productivo, innovación, capacidad de respuesta inmediata a potenciales clientes, logística de transporte resuelta)

2. Tenemos una proyección de crecimiento: ¿Podemos llenar un contenedor para exportar? ¿Podríamos contestar esta pregunta con confianza y seguridad a un posible cliente en una feria? ¿Tenemos suficiente oferta para cumplir con una compra inmediata? ¿Dos, tres?

3.Tenemos una planificación a largo plazo (varios años desde hoy)

¡Ojo! Ambos Martín y Francesca estuvieron de acuerdo que lo más común es  no vender en la primera feria, o vender muy poco. Acuerdos comerciales desde ferias se comienzan a concretar desde  la segunda o tercera participación en una feria,  por lo que vale la pena analizar bien si estamos listos para una inversión de varios años.

¿Estamos listos para los costos de una feria?

Martín compartió los costos versus los beneficios de participar en ferias internacionales según las experiencias de Kiwa. Abajo resumimos sus cifras:

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Una vez que se determine que estamos listos para participar, hay que identificar:

¿Cuál es la feria ideal para nuestro producto?

La feria más adecuada nos permitirá lucir al máximo nuestro producto, además de exponerlo a la clientela ideal para salir de la feria con contactos  de real potencial  a convertirse en transacciones comerciales en el futuro.

***Ver resumen de ferias clave aquí.

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¿Cómo planificar y prepararse para una feria internacional?

1. Inscribirse, tomando en cuenta fechas clave, requisitos y costos. Usualmente existen descuentos por registrarse con gran anticipación.

2. Empezar a prepararse  tres semanas antes. El diablo está en los detalles, y el éxito en una feria muchas veces depende que sepamos atender pequeños detalles, que nuestro discurso sea impecable  y que estemos preparados para improvisar. Martín dio una excelente sugerencia de materiales a llevar y detalles a tener en mente que lo pueden ver aquí.

3. Investigar la ciudad sede de la feria. ¿Cómo es el transporte? ¿Si salimos a cenar con un comprador potencial, adónde podríamos ir? Es una buena idea compilar toda esta información en una carpeta para cada feria. Reservar hospedaje cerca a la feria. Esto nos permite llegar sin preocuparnos por–ni gastar en–transporte. Martín recomendó airbnb como buena opción para ahorrar en hospedaje.

4. Preparar materiales sobre el producto. Un video o presentación corta (1-2 minutos), respaldado por una excelente página web, nos ayuda para hacer conocer nuestro producto de una manera dinámica y eficiente en el stand. También hay que estar preparado para preguntas frecuentes. Según la experiencia de Martín, las preguntas desde interesados en nuestro producto tienden a ser las mismas, debemos aprender a identificarlas y estar preparado para responder concreta y efectivamente.

5. Conocer previamente quienes asistirán. ¿Quién asiste a esta feria y qué está buscando? ¿Vale la pena enviar muestras a algunos de estos asistentes? Es una gran ventaja el lograr programar citas con compradores antes de la feria, aunque solo sea el acordar vernos en el stand.

6. Conocer la cultura. Tanto la cultura de la feria como la del país. ¿Cuáles son las costumbres y modales del país?  ¿Cómo se visten los participantes de la feria? Este conocimiento nos ayuda a dar una buena primera impresión, evitar ser groseros o descorteses con tradiciones culturales, no estar demasiado formal o informal  y por ende, sentirnos con más confianza en un ambiente extranjero, atrayendo más personas a nuestro stand.

7. Definir la decoración del stand. Francesca recomienda que no pensemos en la mesa como un stand sino como vitrina, y que usemos algo llamativo y único del producto . En la misma línea Martín , recomienda NO usar manteles muy coloridos que opaquen el producto. Añade que es ideal llegar un día antes que la feria empiece para tener suficiente tiempo para arreglar el stand, ya que muchas veces hay que improvisar, comprar muebles, limpiar, etc.

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¿Cómo participar con éxito durante la feria?

1. Asegurar que todos los materiales estén listos y que el stand se vea fantástico.  Brochures, tarjetas, y muestras deben estar a  la mano. La muestra y/o los empaques deben llamar mucho la atención. Si esto no es posible, podemos usar una bandera de nuestro país o algo similar para hacerlo.

2. Invitar a visitantes a degustar, preguntar, y entender. “What is your line of business?” (¿Cuál es su línea de negocio?  Hay que invertir el mayor tiempo con clientes potenciales y esta pregunta nos permite identificarlos.) Si vemos que es un potencial cliente,  invitarlo/a a sentarse y hacerle la presentación de nuestros productos. Ambos Martín y Francesca mencionaron la importancia de registrar las visitas de cada cliente y guardar bien su información en un cuaderno específico para  cada feria, detallando sus preguntas, una descripción, etc. Martín sugiere no hablar de precios durante la feria.  Identificar 4-5 clientes potenciales con quienes queremos cerrar el negocio. Martín sugiere que ayuda mucho el calificar a cada visitante sobre 10 en nuestro registro de visitas. Ofrecer solamente lo que podemos cumplir. Es fácil emocionarnos durante la feria, pero si no logramos cumplir con cada oferta es sumamente nocivo para nuestra imagen y arruina potenciales relaciones comerciales.

3. Hacer inteligencia de mercado. Las  ferias son una  excelente oportunidad para investigar otros productos que existen en el mercado.

4. Mantener buenas relaciones con los vecinos. Nos cuidan el stand cuando tenemos que ir al baño e inclusive, nos pueden conseguir nuevos clientes.

5. Tener alguien presente que hable muy bien inglés. Puede ser necesario contratar a un pasante que hable el idioma del país donde toma lugar la feria también.

6. Conocer el producto a fondo. Un  comprador serio ya sabe todo sobre la producción de nuestro producto, por lo que debemos conocer muy a detalle nuestro producto y poder responder preguntas como:  ¿Cuáles son las  certificaciones, ingredientes y orígenes de los mismos? ¿Cuáles son los precios EXW (ex-works), FOB (freight on board)? ¿Cuántos unidades de nuestro producto entran en un contenedor? Martín sugiere que, si no tenemos experiencia exportando, no lo indiquemos al comprador, porque muchos no quieren ser el primer cliente de una nueva empresa.

7. Al final de cada día: dejar limpio el stand, botar basura, esconder empaques y muestras, asegurarnos que nuestras cosas están seguras para evitar pérdidas durante la noche, y planificar la cantidad de cajas que necesitaremos para el día siguiente.

¿Cómo concretar el negocio después de la feria?

Francesca y Martín estuvieron de acuerdo que lo más importante de la feria es el seguimiento, entonces, ¿cómo convertimos los contactos de la feria en transacciones?

1. Recopilar la información de manera correcta, ordenada y segura, y actualizar regularmente la información y el estado de los contactos.

2. En la semana posterior a la feria, enviar un email de seguimiento a cada visitante agradeciéndolo/a, y con la respuesta exacta a lo acordado.

3. Proporción 100:10:2: Francesca y Martín mencionaron que, generalmente, la participación en una feria rinde alrededor de 100 contactos nuevos, 10 seriamente interesados, y 2 se concretarán en transacciones.  Con excepción de la primera feria (que posiblemente resulte en cero clientes),

Invitamos a continuar la conversación con los panelistas aquí debajo  en la sección de comentarios.

Este concurso es posible gracias al apoyo generoso del pueblo de los Estados Unidos, a través de la Agencia para el Desarrollo Internacional de los Estados Unidos (USAID) bajo el Programa AIME (Ampliando la Inclusión y Mitigando las Emisiones). Materiales asociados con el concurso son de responsabilidad de los organizadores y no necesariamente reflejan el punto de vista de USAID ni del Gobierno de los Estados Unidos. El Programa AIME es un esfuerzo conjunto del Consorcio de Medios de Vida Silvícolas:

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Un agradecimiento especial a Conservation International, Galapagos por su apoyo.

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